メールにおける FYI (For Your Information) の使い方に物申す
転送されてきたメールを開くと「FYI」とだけ書かれていることがある。
この FYI という単語。
For Your Information の略で「ご参考までに」という意味である。
英語の略称なので、外資系企業やグローバルにビジネスを展開している企業であれば日常的にメール転送時などに使われていることもあると思う。実際、私も前職のベンチャーでは見かけなかったが、コンサルティングファームに転職してからこの表現を知った。なお内資の客先でもメールで使われているのを目撃しているので、外資系企業だけの独自文化でもなさそうだ。
さてこの FYI だが、正直なところ、「FYI」とだけ書かれた転送メールが送られてくることを、私は非常に不快に感じている。
なぜならば、そのメールの情報がどうして私にとって必要なのか、そこからだけでは読み取ることができないからだ。
しかも、中には読んでもらうことを前提で FYI を使う人がいるので、話は余計複雑になる。送る方・受け取る方の目線が異なる可能性があるので、そうなると受け取る方は慮って届いたメールに目を通すしかない。それで読み終わってから（あるいは読んでいる途中に）「あー、このメールは知らなくても困らないな」と気づき、そっとメールをアーカイブフォルダに移すか削除するのである。
（そしてたちが悪いことに、読み飛ばしていた時に限って、後から「〇〇の件、メールで共有しましたよね？」と言われたりするのだ）
FYI というメールを日常的に受け取る方であれば、似た経験はきっとあるのではないだろうか。
この問題、原因を考えると、（時と場合によっては）共通言語として定着していない略称の利用という点が挙げられる。FYI とだけ書いてメールを（多くの人が受け取るメーリングリストに）転送するのは、送る方は楽なのであろう。5秒で終わるし。
しかし FYI の使い方が事細かに定義されている会社なんてないであろうから、結局送り手も受け手も独自の視点での運用となってしまうのだ。それによって、ミスコミュニケーションや、いらぬ気遣いによる負担、あるいは「送ったのに読んでもらえない」という苛立ちが生まれる。
この手の問題、極めて泥臭い運用の話なので、解決は地味に難しい。人様の行動を変えるなんて簡単ではないからだ。
しかしながら嘆いても始まらない。
そのため私は、まず自分の行動から変えている。
具体的には、メールを情報共有する際に、「FYI」にプラスして一言そのメールの要点や誰向けの情報かを書いている。
例えば、「〇〇部の先月の売上の速報値です」とか「〇〇社の人事異動情報です」とか「〇〇社と△△社の事業提携のニュースです。▢▢に携わっている人はチェックしてください」とか。
こういう草の根活動は、「響く人には、響く」というのが私の持論。
響いた方が取り入れてくれたら、さらに大きな響きとなる。
そうやって、世の中が少しでも良くなっていけば嬉しいものだ。
そういえばそのようなことを、一番初めの自己紹介エントリーでも書いていたことを思い出した。これが自分の行動原理の1つなのだろう。
ではでは。
