点灯夫のように生きよう 〜 外資系コンサルタントの小さなつぶやき

点灯夫のように生きよう 〜 外資系コンサルタントの小さなつぶやき

とある外資系コンサルティングファームで働いているアラサーのつぶやきです

議事録の書き方について、外資系コンサルタントがお勧めするたった1つのコツ

ビジネスパーソンでしたら、誰しも議事録を作成したことはあると思います。

  

f:id:tokudamakoto:20190509005758j:plain

 

そこで質問ですが、みなさんは自分の作成する議事録に自信はありますか?
恐らく、Noという方が多いのではないでしょうか。

 

では周りの方々の作成する議事録は分かりやすいですか?
これも恐らくNoが多いのではないかと。

 

ほぼほぼすべての会社で、ほぼほぼ毎日何かしらの議事録が作成されているはずです。
にも関わらず、イマイチなものが生産され続けている。これって、とても恐ろしいことではいですか?

 

というわけで今回は、そんな世の中に一石を投じるべく、議事録を書く際に抑えるべきたった1つのコツをお伝えします。

このコツだけめ、議事録のレベルが1ランク、2ランク上がる、、、はずです!

 

ずばりそのコツとは

結論から言うと「時系列で議事録を書かないこと」です。

 

え?それだけ?

はい、それだけです

人の話は(特に日本語は)結論が最後にきますし、また会議の性質上、結論が出るのは会議の後半です。

それをそのまま時系列で書いてしまうと、読み手にとってとても分かりにくいものになってしまいます

 

そもそも議事録は何のために書くの?

議事録の目的を考えたことはありますでしょうか?

恐らく多くの方は明確な目的意識を持たずに、ただなんとなく、あるいはその場のメモ替わりとして議事録を書いていると思います。

それが問題なのです。

目的を抑えなければ正しいゴールには行き着きません。

 

議事録の目的とは?

会議の種類により若干の違いはあるかと思いますが以下の3つが基本だと考えます。

  1. 言語化を通じた合意事項の共通認識形成
  2. 会議に未参加者への情報共有
  3. 後から振り返られるための記録・備忘録

こういった目的を理解せずに、フォーマットはどれがいい、日時参加者アジェンダは必ず書く、、、などの体裁ばかり考えても正直意味ないと思うんですよね。

ポイントは、その会議の大事なことを明確にし他者からでも後から見た時にでもすぐに分かるようにすることですので、そうなると極論決定事項だけを書く議事録でもいいと思います。

何も決まらなかった会議でしたら、「本日の決定事項なし。以上」でもいいのではないですかね?

 

そういった思い切った絞り込み、断捨離は、少し不安かもしれませんが、第三者的に見ると完結で分かりやすいものになるケースが多いはずです。

 

そしてそのような分かりやすい議事録を作成するためには・・・時系列の議事録から脱却しなければなりません。

 

ぜひ、まずは議事録のはじめに決まったこと(あるいは決まらなかったこと)を記載してみてください。

あとは、その会議の要求レベルに応じて結論に紐づく形で細く情報を下に下に付け足していけばOKです。

 

時系列で書かないこと。これだけで、議事録が大きく見違えるはずです。

 

ちなみに、当然のことながら議事録を作成する際もロジカルさは求められます。ロジカルシンキングの勘所は以前投稿しましたので、ぜひ合わせてご参照ください。

lightingup.hatenablog.com

 

ではでは。